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DM発送代行を依頼する前に!確認しておくべきポイントとは?

公開日:2022/05/15  最終更新日:2022/04/12


DM施策を行うにあたり、DM発送代行業者に依頼する企業も増えています。自社で作業するよりも、きれいな仕上がりになり、場合によってはコストダウンできるでしょう。ここでは、DM発送代行業者に依頼するメリットや各種すべきポイントについて解説するので、ぜひご一読ください。

DM発送は自社で行うと大変

コストがかかるから、DM発送を自社で行おうとする会社も少なくありません。しかし、DM発送は印刷や裁断、封入と工程も多く、意外にも時間と手間がかかります。そのため、本業の合間を縫って作業しようと考えるのは危険です。一般的にDM施策は数百・数千といった数を発送して、顧客にアプローチします。それだけの数を発送する作業を慣れない素人が行うと、膨大な時間を要します。

また印刷環境は整っていますか。通常のチラシを印刷するのとは違い、さまざまな素材に印刷しなくてはいけません。宛名シールの印刷も必要です。またそれに相当する作業スペースも、DM発送作業には不可欠です。印刷したDMを保管するスペース、紙を裁断したり二つ折りにしたりする作業スペース。保管と作業、ふたつのスペースを確保できなければ作業効率も格段と下がります。

単純作業に見えますが、繊細な作業や重労働まで幅広い作業内容があるDM発送。自社で作業してコストダウンにつなげようとの考えも理解できます。しかし、DM発送代行業者は専門の機械やツールを持ち、他社のDMと同時に作業することで効率を上げています。そのためコストパフォーマンスにも優れているようです。場合によっては自社作業よりも安価で依頼できるケースもあるでしょう。

DM発送代行業者に依頼するメリット

自社でのDM発送は予想以上に荷重がかかるため、代行業者への依頼を検討しましょう。DM代行業者に依頼するメリットは主に以下4点です。

・仕上がりのクオリティが高い
・本業に支障が出ない
・スペースの確保が必要ない
・効率がよく、結果コストダウンに

DM代行業者によっては、デザインの提案もしてくれます。封筒の素材やサイズも豊富な種類から選択でき、DMのデザインと揃えて統一感を出すこともできるでしょう。

封入や宛名シールの貼り付けも、熟練スタッフが丁寧かつ迅速に作業してくれます。デザイン設計から発送作業までワンストップでお願いできるため、複数の業者とのやり取りが不要。円滑に進めば本業にも集中できます。スペースの確保も不要で、事前の準備が最小限で済むでしょう。

このようにDM代行業者を利用すれば、企業側の手間が大幅に削減でき、人件費の節約にもなります。外注=コストがかかるは勘違い。DM代行業者は独自のコネクションを利用し、印刷費用・封筒や印刷用紙・発送費用などを一般的な価格よりも安く提供しています。

依頼する前に確認するべきポイント

DM代行業者への依頼が決まったら、次は依頼する業者選びに移ります。どの代行業者に依頼するかによって、今後の進捗に影響が出るため、慎重に選びましょう。具体的には次の3点を確認しておくと安心です。

・実績
・スムーズに連絡が取れるか、急なアクシデントに対応できるか
・下請けに出していないか
・チェック体制は充分か

まずは代行業者の実績を確認しましょう。単純な数のみではなく、取引先の企業名まで確認すると、より信頼できます。そして業務連絡がスムーズにできるかも重要です。問い合わせの電話をして、「担当者が不在のため、後ほど折り返します」と言われて数時間待たされた経験はありませんか。レスポンスが遅い代行業者は、業務に支障が出ます。少しでも不安を抱くようなら、大切なDMを任せてはいけません。急なお願いにどの程度対応できるかも、聞いてみましょう。

DMでよくあるトラブルとして「印刷した原稿にミスがあった」「発送を止めなくてはいけなくなった」などが上げられます。さまざまな事情により、急な要求をせざるを得ないこともあるでしょう。トラブル発生時にも対応してもらえる代行業者なら、初めてのDMも安心して任せられます。しかし代行業者が信頼できる会社であっても、下請けに出しているとなると話は別です。責任を持って最後までやり遂げてくれる代行業者を選びましょう。

最後にチェック体制も確認してください。DMに複数の封入物がある場合、重ねる順番や入れ忘れなどのミスが考えられます。人の手で行う作業のため、一定のミスは免れません。そこで、ダブルチェック体制があるかどうかを確認しましょう。封入前と封入後の枚数に相違はないか、宛名ラベルの貼り忘れはないかなど、チェック項目がきちんと作成されている代行業者なら安心です。

 

コスト削減のため、DM発送作業を自社でしてみようと考える気持ちは理解できます。しかし本業に支障をきたす恐れや、スペースの問題、封入や宛名シール貼り付けのクオリティなど、実際には多くの問題があります。餅は餅屋というように、DM発送代行業者にお任せするとクオリティの高いDMになり、コスト削減にもなるでしょう。

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